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企业费用预算解决方案

随着我国(guo)(guo)集团公司的形(xing)成和(he)发(fa)(fa)展,企(qi)业(ye)的财务预(yu)算管理能力(li)逐步发(fa)(fa)展起来,中(zhong)(zhong)石(shi)油、中(zhong)(zhong)石(shi)化、中(zhong)(zhong)外(wai)运等若干个成功案(an)例也逐渐涌现出来。但(dan)是,现阶段绝大(da)部分(fen)企(qi)业(ye)预(yu)算仍然主要(yao)为(wei)手工的线下操作模式(shi),并未在执行过程中(zhong)(zhong)得到有效的监控。在国(guo)(guo)内(nei)外(wai)市场(chang)竞争(zheng)日趋激烈的经济形(xing)势下,开源节流并且优化配置企(qi)业(ye)的有限(xian)资源,以合理投入(ru)获取最大(da)利益产出,促进战(zhan)略目标如期(qi)达成,方能保障(zhang)企(qi)业(ye)快(kuai)速发(fa)(fa)展。



传统费用管理及预算控制过程存在的问题

传统的(de)预(yu)算管控会因(yin)为各种人为因(yin)素造成公司财(cai)务(wu)制度无法得到(dao)有效(xiao)执(zhi)(zhi)行,同时(shi),在预(yu)算执(zhi)(zhi)行过程中,常常出现费用(yong)发生超出预(yu)算的(de)情况。另外(wai),由于传统财(cai)务(wu)工作(zuo)多表现为基础劳动密(mi)集型的(de)工作(zuo),大(da)量重(zhong)复工作(zuo)导致(zhi)财(cai)务(wu)人员(yuan)总是人浮于事(shi),严(yan)重(zhong)影(ying)响工作(zuo)效(xiao)率。


1.企业财务数据无法及时获取和共享

1.通常企(qi)业内与财(cai)务相(xiang)关(guan)的软件仅(jin)仅(jin)在(zai)有(you)限的人员内使(shi)用,并未得(de)到实时更新(xin)及(ji)共享,使(shi)得(de)企(qi)业管(guan)理层无(wu)法及(ji)时获取(qu)相(xiang)关(guan)经(jing)营数(shu)据。由(you)于财(cai)务数(shu)据和业务发生数(shu)据的时间差,常常导致(zhi)费用发生一段时间后,待财(cai)务做账时,才发现预算已(yi)经(jing)严重超支(zhi)。

2.在企业领(ling)导审核费用的过程(cheng)中,并未有实(shi)时的预(yu)算执(zhi)行情况数据提供审批支持(chi),也(ye)是导致预(yu)算控制(zhi)力不强的原(yuan)因。


2.企业财务制度形同虚设。

1.企业财务(wu)制(zhi)度(du)体现(xian)在两方(fang)面(mian),一种为日常(chang)财务(wu)管(guan)理制(zhi)度(du),主(zhu)要表现(xian)为差旅、福利相关方(fang)面(mian);另一种与日常(chang)运营相关,为预(yu)算(suan)(suan)管(guan)理制(zhi)度(du),主(zhu)要表现(xian)为公司预(yu)算(suan)(suan)执(zhi)行监(jian)控以(yi)及项(xiang)目预(yu)算(suan)(suan)的管(guan)控方(fang)面(mian);由于制(zhi)度(du)都是(shi)纸面(mian)上的文字,在费用审核过程中受人为操作影(ying)响较大(da),常(chang)常(chang)导致不符(fu)合(he)财务(wu)制(zhi)度(du)的费用被审批。


3.手工作业效率低下,出错率高。

1.传统财务工作范畴有很多在进行重(zhong)复的工作,比如凭(ping)证的处(chu)理(li),报销支付等,浪费大(da)量人(ren)力(li)处(chu)理(li)基础工作。

2.在传统费用管理及预(yu)算控制过程中,还会出现很多问题(ti)影(ying)响企业(ye)日常(chang)工(gong)作,见表1。

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表1 传统费用管理及预算控制存在的问题

如何提升企业费用管理及预算控制能力

由(you)于企(qi)业(ye)费(fei)用管(guan)理及预(yu)算控制能(neng)(neng)力(li)是企(qi)业(ye)管(guan)理能(neng)(neng)力(li)提升的重点(dian),企(qi)业(ye)对各业(ye)务部门(men)日常财(cai)务管(guan)控都可以从合理的费(fei)用支出和财(cai)务预(yu)算过程控制开(kai)始(shi)。基于以上问(wen)题(ti)的存(cun)在,不难发(fa)现问(wen)题(ti)的核心是由(you)于企(qi)业(ye)内信息(xi)孤(gu)立、经营数(shu)据未得到及时更新及共享所致。由(you)此看来,一套(tao)稳定、开(kai)放(fang)、安全的信息(xi)系统是解决以上问(wen)题(ti)的关键(jian)所在。


会计信息化对企业费用管理及预算控制工作的支撑

企业费(fei)(fei)用管理及预算控(kong)制系(xi)统的建设前提(ti)是基于Internet的系(xi)统,让员(yuan)工(gong)在任(ren)意地(di)点都可(ke)以进行费(fei)(fei)用报(bao)销(xiao)、随时(shi)监控(kong)报(bao)销(xiao)过(guo)程(cheng)(cheng);让领导随时(shi)随地(di)可(ke)以审批(pi),在审批(pi)过(guo)程(cheng)(cheng)中及时(shi)对(dui)预算执(zhi)行过(guo)程(cheng)(cheng)进行审批(pi)辅助支(zhi)持,并(bing)监控(kong)费(fei)(fei)用开支(zhi)是否符合公(gong)司财务制度;能够(gou)自动生成记账凭证(zheng),并(bing)与网银(yin)实时(shi)同(tong)步,减少(shao)财务手工(gong)操(cao)作(zuo)带来错误并(bing)降低财务支(zhi)付(fu)风险,见图1。

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图1 费用管理及预算控制系统

1.系统建设原则。

1.由于(yu)该系统中包含企(qi)业日常经营数据,于(yu)是对系统的稳定性和安全(quan)性提出(chu)了较高要求。保(bao)证(zheng)企(qi)业在各(ge)种环(huan)境(jing)下(xia)的数据准(zhun)确(que)率,以(yi)及(ji)突发(fa)情况下(xia)的数据还原(yuan)机制。安全(quan)性方(fang)面需要通(tong)过登录安全(quan)验证(zheng)以(yi)及(ji)数据安全(quan)性做双(shuang)重(zhong)保(bao)护。

2.同时,由于避免信息(xi)孤岛的(de)(de)存在,通常情况(kuang)下需(xu)要(yao)与(yu)企业统(tong)一数据平(ping)台(tai)中(zhong)的(de)(de)基(ji)础数据实(shi)现共享(xiang),也会涉及(ji)与(yu)企业外(wai)部(bu)系统(tong)的(de)(de)数据传输,比(bi)如网(wang)银等。因此,对(dui)系统(tong)的(de)(de)开放性有较(jiao)高(gao)的(de)(de)要(yao)求。



2.费用管理及预算控制。

预(yu)算编制、审核、变更。

1.系统(tong)提供(gong)预算(suan)编制(zhi)(zhi)功能(neng),作为预算(suan)控制(zhi)(zhi)的(de)(de)基(ji)础依据(ju),同(tong)时(shi)需(xu)要(yao)满足企业预算(suan)执行过程常(chang)常(chang)碰(peng)到的(de)(de)问题,比如(ru)滚(gun)动预算(suan)、弹性预算(suan)等;预算(suan)审(shen)核(he)过程中经常(chang)出现(xian)多个审(shen)批(pi)人由于不同(tong)意见反复修改(gai)的(de)(de)问题以及历史数据(ju)参考的(de)(de)要(yao)求,可以通过线上与线下结(jie)合的(de)(de)方(fang)式共同(tong)完成。

费(fei)用报销申(shen)请(qing)及控(kong)制。

1.报销发起节点是财务(wu)制(zhi)(zhi)度(du)控(kong)制(zhi)(zhi)的源头(tou),此时需要细化费用(yong)类(lei)型(xing),并结合(he)不同(tong)的费用(yong)中(zhong)(zhong)心(xin)、成(cheng)本中(zhong)(zhong)心(xin)、收(shou)入中(zhong)(zhong)心(xin)等不同(tong)中(zhong)(zhong)心(xin)的考核办法(fa)进(jin)行控(kong)制(zhi)(zhi),某(mou)些固定费用(yong)类(lei)型(xing)只允许在预(yu)(yu)算内申请,某(mou)些费用(yong)类(lei)型(xing)可分(fen)为预(yu)(yu)算内和预(yu)(yu)算外的费用(yong)审核流(liu)程。

2.为(wei)了方便员工报(bao)销,在报(bao)销申(shen)请时(shi),可(ke)(ke)提供信用卡(ka)刷卡(ka)记录导入(ru)接口,同(tong)时(shi)可(ke)(ke)降低相(xiang)关违规费用风险(xian)。

费用审(shen)核及控制。

1.在(zai)审(shen)核(he)过程中,系统需要给(ji)领导(dao)审(shen)批提示(shi),比(bi)如:是否(fou)超(chao)过当前人员报(bao)销标(biao)准?是否(fou)违(wei)反财(cai)务制(zhi)度?是否(fou)超(chao)当期预(yu)算等等;同(tong)样,预(yu)算控制(zhi)方式也(ye)与不(bu)同(tong)中心的考核(he)方式不(bu)同(tong)而不(bu)同(tong)。在(zai)超(chao)预(yu)算审(shen)批时(shi)(shi),能够实(shi)现实(shi)时(shi)(shi)预(yu)警,告知审(shen)批人相(xiang)关风险。

财务核算。

1.在财务(wu)核算(suan)阶段作为(wei)辅(fu)助核算(suan)工具(ju),提(ti)供自(zi)动化凭(ping)证处理(li),并及时(shi)与网银进行支(zhi)付数(shu)据传输,大(da)大(da)减(jian)少财务(wu)手(shou)工工作量(liang)。


3.经营决策分析。

在费用(yong)管(guan)理及(ji)预算(suan)控制系统中,企业核心人员(yuan)需要知(zhi)道(dao)预算(suan)执行情(qing)况、费用(yong)发生分析等。

预(yu)(yu)(yu)算执(zhi)行情况:显示各中心的年度总预(yu)(yu)(yu)算、期间预(yu)(yu)(yu)算、已执(zhi)行数(shu)、执(zhi)行中数(shu)据、剩余(yu)预(yu)(yu)(yu)算等;

费(fei)用(yong)(yong)发生分析:显示(shi)各中心(xin)当期(qi)以及(ji)历史发生费(fei)用(yong)(yong)总和及(ji)明细,可按(an)照个人(ren)、费(fei)用(yong)(yong)类型(xing)、项(xiang)目等不同维护进(jin)行统计分析;

费(fei)用管理及预算控制系统给企业带来的价值

费用管理及(ji)预算控制系统给企业带来的(de)价值具体表现见图2。


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图2 费用管理及预算控制系统的价值

纵观世界上处于竞争优(you)势的(de)大公(gong)司(si),都把信(xin)(xin)(xin)息技术作为(wei)推进体(ti)制(zhi)创新(xin)、科(ke)技创新(xin)、管理创新(xin)的(de)重(zhong)要(yao)手段,在提升(sheng)企业管理水(shui)平、优(you)化(hua)(hua)(hua)管理流程(cheng)、提高生产效率等(deng)方(fang)面,取(qu)得了明显效果(guo)和经(jing)济价值。在保证(zheng)投入(ru)的(de)基础(chu)上,国外大型公(gong)司(si)在信(xin)(xin)(xin)息化(hua)(hua)(hua)建(jian)设的(de)过程(cheng)中(zhong),重(zhong)点考虑(lv)数据(ju)实时与准确控制(zhi)、会计信(xin)(xin)(xin)息系(xi)统集(ji)成(cheng)与数据(ju)统一(yi)、公(gong)司(si)组织与流程(cheng)优(you)化(hua)(hua)(hua)的(de)结合,这些方(fang)面的(de)综合实施(shi)保证(zheng)了会计信(xin)(xin)(xin)息化(hua)(hua)(hua)建(jian)设效果(guo)的(de)充分发(fa)挥。