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企业费用预算解决方案

随着我国(guo)(guo)集团公司(si)的(de)(de)形成和发展(zhan),企业(ye)的(de)(de)财务预算管理能(neng)力逐步发展(zhan)起来,中石油、中石化(hua)、中外(wai)运等若干个成功(gong)案例(li)也逐渐涌现出(chu)来。但是,现阶段绝大(da)(da)部(bu)分企业(ye)预算仍然主要为手工(gong)的(de)(de)线(xian)下(xia)操(cao)作模(mo)式,并(bing)未在执行过程中得到(dao)有(you)效的(de)(de)监控。在国(guo)(guo)内外(wai)市(shi)场竞争日趋激烈的(de)(de)经济形势下(xia),开(kai)源(yuan)(yuan)节流并(bing)且优化(hua)配置企业(ye)的(de)(de)有(you)限资源(yuan)(yuan),以合理投入获取最大(da)(da)利益产出(chu),促进战略目标(biao)如期(qi)达(da)成,方能(neng)保障企业(ye)快(kuai)速发展(zhan)。



传统费用管理及预算控制过程存在的问题

传(chuan)统的(de)预(yu)算(suan)(suan)管控会因为(wei)(wei)各种(zhong)人(ren)为(wei)(wei)因素(su)造成公司财(cai)务制度(du)无(wu)法得到有效执行(xing),同时,在预(yu)算(suan)(suan)执行(xing)过程中,常常出现费用发生(sheng)超出预(yu)算(suan)(suan)的(de)情况(kuang)。另外,由于(yu)传(chuan)统财(cai)务工(gong)作(zuo)(zuo)多表现为(wei)(wei)基础劳(lao)动密集(ji)型的(de)工(gong)作(zuo)(zuo),大量重复工(gong)作(zuo)(zuo)导致财(cai)务人(ren)员总是人(ren)浮于(yu)事,严重影(ying)响工(gong)作(zuo)(zuo)效率。


1.企业财务数据无法及时获取和共享

1.通常企业内(nei)(nei)与(yu)财务相关的软件(jian)仅(jin)仅(jin)在有限(xian)的人员(yuan)内(nei)(nei)使用(yong),并(bing)未得(de)到(dao)实时(shi)(shi)(shi)更新及共享,使得(de)企业管理(li)层无(wu)法(fa)及时(shi)(shi)(shi)获取(qu)相关经营数据。由于财务数据和业务发(fa)生数据的时(shi)(shi)(shi)间差(cha),常常导致费用(yong)发(fa)生一段时(shi)(shi)(shi)间后(hou),待财务做账时(shi)(shi)(shi),才发(fa)现预算已(yi)经严(yan)重超(chao)支(zhi)。

2.在(zai)企(qi)业领导(dao)审核费用的过(guo)程中(zhong),并未有实时的预算执行情况(kuang)数据提供审批(pi)支(zhi)持,也(ye)是导(dao)致(zhi)预算控制力不强的原因(yin)。


2.企业财务制度形同虚设。

1.企业财务制度(du)体现(xian)(xian)在两方面,一(yi)(yi)种(zhong)为日(ri)常财务管(guan)理(li)制度(du),主要(yao)表现(xian)(xian)为差(cha)旅、福利(li)相关方面;另一(yi)(yi)种(zhong)与日(ri)常运营相关,为预(yu)算管(guan)理(li)制度(du),主要(yao)表现(xian)(xian)为公司预(yu)算执行监控以(yi)及项目(mu)预(yu)算的管(guan)控方面;由于制度(du)都是(shi)纸面上的文字,在费用(yong)审(shen)核过程中受人为操作影响较大,常常导致不符(fu)合财务制度(du)的费用(yong)被审(shen)批(pi)。


3.手工作业效率低下,出错率高。

1.传(chuan)统财务工作范(fan)畴有很多在进行(xing)重复的(de)工作,比如凭证的(de)处(chu)理(li),报(bao)销支付等,浪费大量人力(li)处(chu)理(li)基础工作。

2.在传统费(fei)用管理及预算控制过(guo)程中(zhong),还(hai)会出现很多问(wen)题影响企业日常工作,见表1。

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表1 传统费用管理及预算控制存在的问题

如何提升企业费用管理及预算控制能力

由(you)于(yu)(yu)企(qi)(qi)业(ye)费(fei)(fei)用管理(li)及预(yu)算控制能力(li)是(shi)企(qi)(qi)业(ye)管理(li)能力(li)提(ti)升的(de)重点(dian),企(qi)(qi)业(ye)对各(ge)业(ye)务部门(men)日常(chang)财(cai)务管控都可以(yi)从合理(li)的(de)费(fei)(fei)用支出和财(cai)务预(yu)算过(guo)程控制开始(shi)。基(ji)于(yu)(yu)以(yi)上问题(ti)的(de)存在(zai),不难发现(xian)问题(ti)的(de)核(he)心是(shi)由(you)于(yu)(yu)企(qi)(qi)业(ye)内信(xin)息孤(gu)立、经营数据未得到及时更新及共享所致。由(you)此看来,一套稳定、开放、安全(quan)的(de)信(xin)息系(xi)统是(shi)解决以(yi)上问题(ti)的(de)关键所在(zai)。


会计信息化对企业费用管理及预算控制工作的支撑

企业费(fei)用管理及(ji)预(yu)算控制系统的建设前提是基于Internet的系统,让员工在(zai)任意地点都可以进(jin)行费(fei)用报(bao)销(xiao)、随时(shi)(shi)监控报(bao)销(xiao)过程;让领导随时(shi)(shi)随地可以审批,在(zai)审批过程中及(ji)时(shi)(shi)对预(yu)算执行过程进(jin)行审批辅助支(zhi)持(chi),并监控费(fei)用开支(zhi)是否符合(he)公司财务制度;能够(gou)自动生成记账凭证,并与网银(yin)实时(shi)(shi)同步,减少财务手工操(cao)作带(dai)来(lai)错误并降低财务支(zhi)付风险,见图1。

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图1 费用管理及预算控制系统

1.系统建设原则。

1.由于该(gai)系统中(zhong)包含企业(ye)日(ri)常经营数据,于是(shi)对系统的(de)(de)稳定性(xing)和安全(quan)性(xing)提(ti)出了较(jiao)高要(yao)求。保(bao)证企业(ye)在各种环境下(xia)的(de)(de)数据准(zhun)确率,以及突发(fa)情况下(xia)的(de)(de)数据还(hai)原机制。安全(quan)性(xing)方(fang)面(mian)需要(yao)通(tong)过(guo)登录安全(quan)验证以及数据安全(quan)性(xing)做双重保(bao)护。

2.同(tong)时,由于(yu)避(bi)免信息孤岛的(de)存(cun)在(zai),通(tong)常情况(kuang)下需要与企(qi)业统一数(shu)据平台中的(de)基础(chu)数(shu)据实现共(gong)享(xiang),也会涉及(ji)与企(qi)业外(wai)部系统的(de)数(shu)据传(chuan)输,比(bi)如网银等。因(yin)此,对(dui)系统的(de)开(kai)放性有(you)较高(gao)的(de)要求(qiu)。



2.费用管理及预算控制。

预算编制、审(shen)核、变更。

1.系统提供预算(suan)编制功(gong)能,作为(wei)预算(suan)控制的(de)(de)基础依据,同(tong)时需要(yao)满足企(qi)业预算(suan)执行(xing)过程常(chang)常(chang)碰到(dao)的(de)(de)问(wen)题,比如滚(gun)动预算(suan)、弹性预算(suan)等;预算(suan)审(shen)核过程中(zhong)经常(chang)出现多(duo)个(ge)审(shen)批(pi)人由于(yu)不同(tong)意见反复修(xiu)改的(de)(de)问(wen)题以及(ji)历史数据参考(kao)的(de)(de)要(yao)求,可(ke)以通过线上与(yu)线下结合的(de)(de)方式共同(tong)完成。

费用报销申请及控制。

1.报销发起节点是财(cai)务制(zhi)度控(kong)制(zhi)的(de)源(yuan)头,此时需要细(xi)化费用(yong)(yong)(yong)类型(xing),并结合(he)不同的(de)费用(yong)(yong)(yong)中心、成本(ben)中心、收入中心等不同中心的(de)考核办法进行控(kong)制(zhi),某些固定费用(yong)(yong)(yong)类型(xing)只允许在预(yu)算内申请,某些费用(yong)(yong)(yong)类型(xing)可分(fen)为预(yu)算内和预(yu)算外的(de)费用(yong)(yong)(yong)审核流程。

2.为了方便员(yuan)工报销,在(zai)报销申请时,可(ke)提供信(xin)用卡刷卡记录导入接口(kou),同时可(ke)降低相(xiang)关违规费用风险。

费用审(shen)核及控制。

1.在(zai)审核(he)过程中(zhong),系统需要给(ji)领导审批(pi)(pi)提示,比如(ru):是否(fou)超过当前人(ren)员(yuan)报销标准(zhun)?是否(fou)违(wei)反财务制度?是否(fou)超当期预(yu)(yu)算等(deng)等(deng);同(tong)(tong)样(yang),预(yu)(yu)算控(kong)制方式也与不同(tong)(tong)中(zhong)心(xin)的考核(he)方式不同(tong)(tong)而(er)不同(tong)(tong)。在(zai)超预(yu)(yu)算审批(pi)(pi)时,能够实(shi)现实(shi)时预(yu)(yu)警,告知审批(pi)(pi)人(ren)相关风险。

财务核算。

1.在财务核(he)算(suan)(suan)阶段(duan)作为辅助核(he)算(suan)(suan)工具,提供自动(dong)化凭证处(chu)理,并(bing)及(ji)时与网银进(jin)行支付(fu)数据传输,大(da)大(da)减少(shao)财务手工工作量。


3.经营决策分析。

在费用(yong)管(guan)理及预算控制系(xi)统中,企业核(he)心人员(yuan)需要知道预算执(zhi)行情况、费用(yong)发生(sheng)分析等(deng)。

预(yu)算执行情(qing)况:显示各(ge)中(zhong)心的年度(du)总预(yu)算、期间预(yu)算、已执行数(shu)、执行中(zhong)数(shu)据、剩(sheng)余预(yu)算等;

费用发生分析(xi):显示各中心当期以及历史发生费用总(zong)和(he)及明细,可(ke)按照(zhao)个人、费用类型、项目等不同维护进行统计(ji)分析(xi);

费用管理(li)及预算(suan)控制(zhi)系统给企业(ye)带来的价值(zhi)

费(fei)用管(guan)理(li)及预算控制系统给企业带来的价值具体(ti)表现见图2。


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图2 费用管理及预算控制系统的价值

纵观(guan)世(shi)界上处于(yu)竞争优势的(de)(de)大公(gong)(gong)司,都(dou)把(ba)信息技术作为推进(jin)体制创(chuang)新(xin)、科(ke)技创(chuang)新(xin)、管(guan)(guan)理(li)创(chuang)新(xin)的(de)(de)重要手段,在提升企(qi)业管(guan)(guan)理(li)水平、优化(hua)管(guan)(guan)理(li)流程(cheng)、提高生(sheng)产效(xiao)率等方(fang)面,取得(de)了明显效(xiao)果和经济价值(zhi)。在保(bao)(bao)证投(tou)入的(de)(de)基(ji)础上,国外大型公(gong)(gong)司在信息化(hua)建(jian)设的(de)(de)过程(cheng)中,重点(dian)考虑数据实(shi)(shi)时与(yu)准确控制、会(hui)(hui)计(ji)信息系统(tong)集成与(yu)数据统(tong)一、公(gong)(gong)司组织与(yu)流程(cheng)优化(hua)的(de)(de)结(jie)合(he),这(zhei)些方(fang)面的(de)(de)综(zong)合(he)实(shi)(shi)施(shi)保(bao)(bao)证了会(hui)(hui)计(ji)信息化(hua)建(jian)设效(xiao)果的(de)(de)充(chong)分(fen)发挥。