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全员财务协同解决方案

中(zhong)国公(gong)司财(cai)(cai)务(wu)信息(xi)化的(de)趋势,必然要跨越“ERP财(cai)(cai)务(wu)”走向“共享财(cai)(cai)务(wu)”。

J9九游会AG全(quan)员(yuan)财务系统实现(xian)了(le)信息(xi)共(gong)(gong)享、数据整合(he)、电子记账等目标,而共(gong)(gong)享财务则是对整个公司价值链的(de)财务业务活动进行全(quan)过(guo)程管(guan)理(li),共(gong)(gong)享财务的(de)企业将彻底实现(xian)面(mian)向流(liu)程的(de)信息(xi)化管(guan)理(li)、协同管(guan)理(li)和实时沟通(tong)。这种知识管(guan)理(li)和服(fu)务共(gong)(gong)享将为企业创造(zao)更多的(de)价值。

深圳市J9九游会AG软件有限公(gong)司凭着多年的行业财务经验,再加上过硬的计算机技术,率先推出(chu)全(quan)员财务管(guan)理平台,功(gong)能(neng)如下:



【共享财务的前提是“全员财务”】

国内以前(qian)有财务(wu)(wu)(wu)集中(zhong)的(de)(de)说法,共享(xiang)财务(wu)(wu)(wu)比财务(wu)(wu)(wu)集中(zhong)的(de)(de)角(jiao)度更高(gao)一些,共享(xiang)是集中(zhong)和分散的(de)(de)有机统一,有“集”也有“散”,重点(dian)在(zai)服务(wu)(wu)(wu)共享(xiang),而财务(wu)(wu)(wu)集中(zhong)更多的(de)(de)是偏(pian)向于(yu)业务(wu)(wu)(wu)集中(zhong),财务(wu)(wu)(wu)集中(zhong)只是共享(xiang)财务(wu)(wu)(wu)的(de)(de)第一步。

电子账务(wu)平台的(de)建(jian)设是(shi)共(gong)(gong)享财(cai)务(wu)中最重要的(de)一(yi)环,建(jian)设共(gong)(gong)享财(cai)务(wu)时,机(ji)构建(jian)设、流(liu)程优化也(ye)很重要,但是(shi),如(ru)果缺(que)乏IT系统的(de)支撑,共(gong)(gong)享财(cai)务(wu)还只能是(shi)个空(kong)中楼阁。共(gong)(gong)享财(cai)务(wu)项目(mu)是(shi)一(yi)个典型(xing)的(de)“IT技术(shu)驱(qu)动管(guan)理(li)变革型(xing)”项目(mu)。

很多人以为就是一(yi)个员工自助报(bao)销的系(xi)统有什(shen)么难建设(she)(she)的?其实(shi),这(zhei)种(zhong)想法还只是停留在“手工操作电子化(hua)”的IT系(xi)统建设(she)(she)思路(lu)上。

基于提供共(gong)享财务服务的(de)电(dian)子账务平(ping)台首先必须是一个平(ping)台级(ji)建设,这(zhei)个平(ping)台项(xiang)目(mu)也是一个系统(tong)化工(gong)程,它(ta)的(de)核心功能融合了很多先进的(de)管(guan)理思想,而这(zhei)些管(guan)理思想却体现(xian)在软(ruan)件的(de)功能细节上,绝非轻而易举(ju)之事。

J9九游会AG全(quan)员财务(wu)系统的前提是“全(quan)员财务(wu)”,打破金蝶、用(yong)友软件的“部(bu)门财务(wu)”的局面(mian),实现企业(ye)的全(quan)体(ti)员工都(dou)可以使用(yong)这(zhei)个平(ping)台(tai),这(zhei)样(yang)才会(hui)将信息收集和管理控(kong)制(zhi)的触角延伸到公司(si)的每一个角落(luo)。

只有面向员工界面的个性化的单据填写才(cai)能(neng)使每(mei)个员工填写单据成为(wei)可能(neng)。



【“自动翻译”】

个(ge)性化单(dan)据填写它实现了财(cai)务语(yu)言业务化。界面中(zhong)没(mei)有(you)(you)任何(he)财(cai)务的专业词汇,使得员工(gong)能够用(yong)自(zi)己的工(gong)作(zuo)语(yu)言来操作(zuo)软件,处(chu)理(li)自(zi)己的日常工(gong)作(zuo),员工(gong)感觉到(dao)简单(dan)易用(yong),只需(xu)简单(dan)提示就(jiu)可以操作(zuo)系统,这样的IT系统才可能在全公司所有(you)(you)员工(gong)中(zhong)普及。

在(zai)系(xi)统(tong)的(de)操(cao)作过程中,公司的(de)一些管理制(zhi)(zhi)度和流程控(kong)制(zhi)(zhi)规(gui)则也会(hui)固化到系(xi)统(tong)中,随着系(xi)统(tong)在(zai)全公司范围内的(de)使用(yong),系(xi)统(tong)对每一个用(yong)户(hu)输入行为的(de)控(kong)制(zhi)(zhi)都达到了公司管理的(de)目(mu)的(de)。

为了满足(zu)财(cai)务核算的(de)需求,需要(yao)使用自动会(hui)计规(gui)则,通俗的(de)来讲,就(jiu)是类似于(yu)“自动翻译”,它是一(yi)系列(lie)规(gui)则的(de)组(zu)合,这些(xie)规(gui)则把(ba)员(yuan)工填(tian)写的(de)业务信(xin)息转换(huan)成标(biao)准的(de)账务信(xin)息。比如(ru):产(chan)(chan)生ERP中应(ying)付标(biao)准发(fa)票,产(chan)(chan)生ERP中的(de)总账凭证。

自动会计规(gui)则是(shi)这个(ge)平台的核心应用。没(mei)有它,这个(ge)系统(tong)也(ye)只能是(shi)一(yi)个(ge)审批工(gong)具而已;有了它,就(jiu)将业务活动和财务信息完美的结合起来(lai)。

系统管理员在(zai)(zai)平(ping)(ping)台实(shi)施(shi)时(shi),需(xu)要对企(qi)业的原有(you)账(zhang)务(wu)规(gui)则(ze)(ze)进(jin)行(xing)(xing)调研,并将规(gui)则(ze)(ze)录入到系统中,这些(xie)规(gui)则(ze)(ze)在(zai)(zai)系统运行(xing)(xing)过程中也可以随时(shi)调整的。浙江移动和中兴通(tong)讯在(zai)(zai)进(jin)行(xing)(xing)新旧会计准(zhun)则(ze)(ze)切(qie)(qie)换(huan)时(shi),电子账(zhang)务(wu)平(ping)(ping)台只是调整了一下参数(shu),就(jiu)继(ji)续(xu)运行(xing)(xing),准(zhun)则(ze)(ze)切(qie)(qie)换(huan)基本没有(you)造成什么影响(xiang),这在(zai)(zai)其他财务(wu)系统,包括ERP系统都(dou)是没法完全做到的。



【业务抽象与了作流梳理】

企业越大,财务审(shen)批(pi)(pi)越复杂,尤(you)其是支出的(de)审(shen)批(pi)(pi)。因(yin)为对支出审(shen)批(pi)(pi)进行严格控(kong)制是控(kong)制成本的(de)最有(you)效手段。运(yun)行审(shen)批(pi)(pi)服务的(de)工(gong)作流引擎包括两部分:技术引擎和审(shen)批(pi)(pi)规则。

迅雷公司自己在运行的全(quan)球共(gong)享服务系统(tong)(tong)的在线人(ren)数在1000人(ren)左(zuo)右,每天提交单据(ju)量在5000张左(zuo)右,这么(me)大的业务量数据(ju)对系统(tong)(tong)的运行效(xiao)率(lv)要(yao)求是(shi)特别高的,从技(ji)术角度(du)讲(jiang),选择一个很(hen)好的工作流技(ji)术十分重要(yao)。

工(gong)作流(liu)程(cheng)(cheng)上运行(xing)的(de)(de)审(shen)批流(liu)程(cheng)(cheng)需要业(ye)务抽象,才能进行(xing)审(shen)批规则配(pei)置。财务的(de)(de)审(shen)批规则有它(ta)自己的(de)(de)特(te)(te)点(dian),它(ta)要考虑(lv)到费(fei)用类型、组织结构、部门类型、领(ling)导级别,甚至还要考虑(lv)到领(ling)导的(de)(de)个人癖好等特(te)(te)点(dian)。

试想(xiang)一下(xia),在(zai)一个(ge)上(shang)万人的(de)公司,上(shang)百个(ge)部门(men)的(de)集(ji)团内,逐个(ge)设置审(shen)批(pi)流根(gen)本是(shi)不(bu)可能的(de),所以(yi),审(shen)批(pi)规则(ze)的(de)抽(chou)象十分重要,没有对大量业务实(shi)践进行总结(jie)和(he)归纳,是(shi)不(bu)能产生一个(ge)优秀的(de)审(shen)批(pi)规则(ze)的(de)。

J9九游会AG 知道企(qi)业通过实(shi)施ERP实(shi)现(xian)企(qi)业流程信(xin)息(xi)化管理这(zhei)种说(shuo)法已经提了很多(duo)(duo)年,但是J9九游会AG 观察到,很多(duo)(duo)已经实(shi)施了ERP(包括著(zhu)名的ERP J9九游会AG产品 SAP,ORACLE)的企(qi)业后,很多(duo)(duo)处(chu)理环节还(hai)是领导(dao)和(he)员工(gong)纸面手工(gong)审(shen)批和(he)处(chu)理。

一个(ge)关键环(huan)节是(shi)(shi)手工(gong)处理,只是(shi)(shi)将处理结果录(lu)入(ru)(ru)ERP的模式(shi)怎(zen)么能叫做流(liu)程信息化呢?它最多也就是(shi)(shi)信息录(lu)入(ru)(ru)员(yuan)之间的流(liu)程信息化。

关(guan)键处理(li)环节未(wei)在(zai)ERP系统中处理(li)的原因(yin)一般有这(zhei)样几个:ERP不能(neng)定义复杂的审批流程,尤其是(shi)费用(yong)支出这(zhei)块,而国(guo)内企业对这(zhei)块又十分重(zhong)视;ERP操作界(jie)面复杂和专业化,不容易操作;ERP受网络条件,许可证限制等因(yin)素不适(shi)合推广到公司所有用(yong)户。

所以说,J9九游会AG全员(yuan)财(cai)务平台的(de)(de)应用才能使得“全员(yuan)参与”成为现(xian)实,也(ye)只有(you)这(zhei)样企业才能实现(xian)彻底(di)的(de)(de)面向流程的(de)(de)信息化管理,而(er)以前的(de)(de)ERP财(cai)务还是未脱(tuo)离专业化的(de)(de)影子,也(ye)只能是“全公司范围内的(de)(de)局部应用”。



【接口】

ERP是企业的核心信息系统,J9九游会AG全员(yuan)财务(wu)平台(tai)中任(ren)何功能和ERP交互数据(ju)时,使用统一接(jie)口(kou)服务(wu)来将财务(wu)务(wu)信息导人(ren)到ERP,同时也实时从(cong) ERP同步数据(ju),这样接(jie)口(kou)服务(wu)就起到一个“适配器(qi)”的功能,和ERP实现了无缝链接(jie)。

统一接口(kou)服务不(bu)仅极大的(de)降低(di)了接口(kou)开发(fa)复杂(za)度,财(cai)(cai)(cai)务人员(yuan)工作也从每(mei)日烦琐的(de)单(dan)据(ju)录入中(zhong)(zhong)获得(de)了解放,可以(yi)把更多的(de)精(jing)力放在财(cai)(cai)(cai)务管理方(fang)面(mian),这也使得(de)建立共享(xiang)服务中(zhong)(zhong)心(SSC)提(ti)供基(ji)于集团层(ceng)面(mian)的(de)财(cai)(cai)(cai)务共享(xiang)财(cai)(cai)(cai)务服务成为(wei)可能。

企业(ye)和银行之间的业(ye)务(wu)(wu)往来日(ri)趋频(pin)繁和复(fu)杂(za),企业(ye)和银行的直(zhi)连服(fu)务(wu)(wu)可以(yi)将ERP的付款信息(xi)先经(jing)过审批,然后进行加密和安全处理(li),直(zhi)接发(fa)送(song)到银行端的系统接口,银行系统完成(cheng)支(zhi)付后,返回支(zhi)付成(cheng)功信息(xi),电子账(zhang)务(wu)(wu)平台(tai)启动通(tong)知(zhi)服(fu)务(wu)(wu),通(tong)知(zhi)员工或供应(ying)商(shang)。企业(ye)也可以(yi)实现(xian)实时银行账(zhang)户(hu)查询(xun)以(yi)及自动对账(zhang)功能。



【特点和价值】

差旅费报销的(de)(de)(de)流程,只是电(dian)子(zi)账务(wu)(wu)平台(tai)应用(yong)的(de)(de)(de)一个(ge)缩影,企业中大量的(de)(de)(de)收入、工程、资产(chan)等只要(yao)与财务(wu)(wu)有(you)关的(de)(de)(de)业务(wu)(wu)都在(zai)电(dian)子(zi)账务(wu)(wu)平台(tai)中处理(li)。电(dian)子(zi)账务(wu)(wu)平台(tai)的(de)(de)(de)成(cheng)功(gong)应用(yong)很具体的(de)(de)(de)体现了下(xia)面几个(ge)管理(li)理(li)念:

1.“实时(shi)企业(ye)”与“协(xie)同管理”。

2.“知(zhi)识管(guan)理”。

3.“服务(wu)共(gong)享”。



J9九游会AG全员财务平台,实现企业财务管理流程一体化、规范化、准确化:

1.员工随(sui)(sui)时随(sui)(sui)地在线进行费(fei)用申请、报销申请;

2.领(ling)导随(sui)时随(sui)地在线进行所有申请单据的审批(pi);

3.财(cai)务人(ren)员(yuan)批(pi)量审核已通(tong)过审批(pi)的所有单据;

4.出纳(na)人员批(pi)量付款;

这些流(liu)(liu)程(cheng)(cheng)的(de)推动是(shi)靠系(xi)统(tong)流(liu)(liu)程(cheng)(cheng)和单据(ju)流(liu)(liu)程(cheng)(cheng)来(lai)推动的(de),而不是(shi)靠员工一(yi)(yi)个(ge)(ge)个(ge)(ge)去催促或者靠个(ge)(ge)人自(zi)觉。每(mei)(mei)一(yi)(yi)个(ge)(ge)处理(li)工序(xu)都(dou)会收(shou)到上(shang)一(yi)(yi)个(ge)(ge)工序(xu)的(de)任务,每(mei)(mei)一(yi)(yi)个(ge)(ge)工序(xu)都(dou)有一(yi)(yi)个(ge)(ge)标准(zhun)时(shi)限要(yao)求,任何动作都(dou)要(yao)在(zai)标准(zhun)内完成(cheng)(cheng),并(bing)且(qie)每(mei)(mei)一(yi)(yi)步的(de)操作都(dou)与软(ruan)件操作相关,全(quan)(quan)过程(cheng)(cheng)的(de)流(liu)(liu)程(cheng)(cheng)是(shi)透明的(de),超过时(shi)限的(de)工序(xu)都(dou)会收(shou)到系(xi)统(tong)的(de)自(zi)动通知,并(bing)会被系(xi)统(tong)进行统(tong)计。每(mei)(mei)个(ge)(ge)工序(xu)的(de)自(zi)我(wo)改进都(dou)会触发全(quan)(quan)流(liu)(liu)程(cheng)(cheng)的(de)协(xie)同效应,一(yi)(yi)张单据(ju)经(jing)过4天即完成(cheng)(cheng)付款(kuan)并(bing)且(qie)是(shi)在(zai)异地完成(cheng)(cheng)付款(kuan)就是(shi)实时(shi)和协(xie)同的(de)最好体(ti)现。

知识是(shi)信息的(de)沉(chen)淀和加(jia)工,知识决定了如何(he)去做,全(quan)员财务平(ping)台提(ti)供(gong)了企(qi)业大量(liang)业务数据(ju)的(de)收集(ji)功能,全(quan)公(gong)司(si)员工对业务细(xi)节的(de)输入都(dou)会挖掘(jue)出惊人的(de)价值。假设(she)迅雷公(gong)司(si)全(quan)省范围内填写的(de)差旅(lv)单,在(zai)进行数据(ju)挖掘(jue)后发现(xian),全(quan)年(nian)从深圳坐(zuo)飞(fei)机(ji)出差的(de)人次数是(shi)1000次,机(ji)票费用是(shi)100万,这个时候,迅雷公(gong)司(si)完全(quan)可以(yi)把从深圳出发的(de)飞(fei)机(ji)订票业务交(jiao)给(ji)一个票务公(gong)司(si)管(guan)理,并协定在(zai)最(zui)低(di)票价的(de)基础上(shang)再给(ji)予折扣,而以(yi)前通过ERP管(guan)理是(shi)根本无法(fa)获取这些业务信息的(de)。

另外(wai),业务信息从个人(ren)分(fen)散管理进而转变(bian)为(wei)组(zu)织记(ji)忆(yi),员工的技能和经验通过软件的应(ying)用转变(bian)为(wei)知识(shi)沉淀,软件版本的改进和新(xin)(xin)用户每一次对(dui)(dui)系统的应(ying)用都对(dui)(dui)前人(ren)工作的价值分(fen)享。新(xin)(xin)员工入职后,很(hen)多规章(zhang)制度都在软件操作的细节(jie)中体现,学会(hui)了软件操作,工作就很(hen)容易(yi)上手。

服(fu)务(wu)共享(xiang)的本质(zhi)在于通过集(ji)中专(zhuan)业化(hua)的服(fu)务(wu)来(lai)满足(zu)集(ji)团内部的业务(wu)需求,共享(xiang)服(fu)务(wu)打(da)破了区域(yu)、组(zu)织(zhi)、语言、法律的界限,使得组(zu)织(zhi)内部分工更加清晰,在快速响应客户需求、提高服(fu)务(wu)质(zhi)量(liang)的基础上(shang),不断的降低(di)服(fu)务(wu)成本。

集团公司通过建立全国核算(suan)中(zhong)心(xin),各个地市(shi)的财务(wu)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)就会从烦琐的财务(wu)核算(suan)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)中(zhong)解(jie)脱出来,财务(wu)核算(suan)的工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)就交给核算(suan)中(zhong)心(xin)去完成专(zhuan)业化的服务(wu),自己将更多的精(jing)力投(tou)入到预算(suan)、资(zi)金、成本等财务(wu)管理(li)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)中(zhong)去。

共享(xiang)财务是企业财务管理工作的(de)(de)(de)新趋势,对(dui)于大型企业集团的(de)(de)(de)多法人,多地(di)点、多币种、多语言(yan)经营模(mo)式具(ju)有重(zhong)大的(de)(de)(de)理论参考和实践(jian)应用(yong)价值(zhi)。